A San Francisco-i Clockwise Intézet, miközben a határidő-naptárakat próbálta optimalizálni, azt észlelte, hogy a legtöbben inkább a fogorvost is bevállalnák. 91% éberálomba jutott, 39% egyszer már be is aludt.
Doodle intézet: Évente 65 mrd €-t és 4,7 mrd órát „üléseznek el” a németek. Valójában még többet, mert egy meeting után föl kell, hogy ocsúdjanak.
A rossz ülés elégedetlenséget generál, ez lefaragja a produktivitást. A Harvard Business Review honlapján még egy meetingkár-kalkulátort is találhatunk. Ennek ellenére az ülések száma nőtt, részben a pandémia és a home office miatt. 1976-ban az USA-ban 11 M ülés volt naponta, 2015-ben már 55 M és 2022-ben 62-80 M.
A németek munkaidejük 1/3-át elkonferenciázzák (? RS), annál többet, minél magasabb poszton vannak. Nale Lehmann-Willenbrock meeting-kutató (Professorin für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Uni Hamburg): „A pandémia óta a meeting a vezetői hatékonyság és az elégedettség faktora lett.”
Tényleg ülésezni kell, vagy a probléma egy e-mail-lel, rövid telefonálással vagy a szomszéd munkatárs meglátogatásával megoldható? Steven Rogelberg a világ leghíresebb meetingkutatója, könyve a „The Surprising Science of Meetings“. A dolgozók produktivitása 71%-kal nőtt, amikor az ülések számát 40%-kal csökkentették. (Benjamin Laker, University of Reading, UK). Az ülések fele fölösleges, mondja ő és sok kutató is. Olyan status-update-ket, ahol mindenki elmondja, min dolgozik, be kellene szüntetni. Át kell rakni digitális tool-ba, slack and team csatornákra.
Ám meeting nélkül nincs részvétel, akit nem hallgatnak meg, nem szólhat bele. Lehmann-Willenbrock: „A pandémia napfényre hozta, milyen fontos kapcsolatban maradni a munkatársakkal. A meeting több, mint időfecsérlés.” Ha jól vezetik, a kreatív gondolkodás, megbeszélés és ötletelés fóruma lehet, amely a munkát előre viszi. Az agenda tartalmazza a következőket:
-dátum és óra (beleértve az ülés végét is)
-a résztvevő osztályok és személyek listáját,
-a megbeszélendő témákat, a rá szánt időkkel.
Célszerű már előre infókat szétküldeni, hogy mindenki ugyanazon a szinten legyen és ne kelljen tények ismertetésével tölteni az időt.
Ki vegyen részt?
A céltól függ. A meghívó legyen tisztában azzal, hogy minden meghívott a cél eléréséhez hozzájárulhat. Kevesebbet meghívni jobb. 31% úgy vélte, nem is akart részt venni, de csak 14% mondta is ki. A produktív csoportszám ökölszabálya nem várt helyről érkezett: az Amazontól. A Jeff Bezzos-féle 2 pizzaszabály: annyian legyenek, hogy 2 nagy pizzával jóllakjanak. Tehát 8-nál többen ne legyenek. Ezt erősítette meg Bob Sutton (Stanford-professzor). Ha többen vannak, könnyen egy „előadáslégkör” keletkezik, amikor csak egy beszél és a többiek elbambulnak. Csupa hangoskodó ragadja magához a szót, a halkak hallgatnak. Vagy a vita leül, mert senki nem érzi magát megszólítottnak. Másrészt kevés résztvevőnél hiányozhatnak fontos fölvetések, különböző perspektívák. Utóbbi kívánatossága nem tisztázott, konfliktus jöhet. „Ha különböző szaktudású, nemzetiségű, nemű emberek tanácskoznak, előbb születhetnek innovációk.” Az eredményről fontos informálni azokat, akik nem járultak hozzá a vita sikeréhez, a titkolózást és időfecsérlést elkerülendő.
Meddig tartson egy meeteing?
Rövidebben, mint gondolnánk. A figyelmünk lankad. Nem muszáj kerek órát ülésezni, elég lehet 15, 20 vagy 25 perc is. Ha a csoport tudja, hogy az idő korlátozott, sokkal jobban koncentrál. Ha tényleg egész napos megbeszélés szükséges, fontos a szünetek beiktatása.
Hol legyen a konferencia?
Régen a konferenciaterem nagy asztala és a whitebord volt szokásban. Ma lehet választani: személyes, online vagy hibrid? A legegyszerűbb az online, ami egyedüli, ha a résztvevők szét vannak szórva a világban. Ha sokan otthon dolgoznak, hasznos egy helyre hívni őket. Hogy milyen fajta meeting a legjobb, még nem tudható. Ám ha a téma és a résztvevők erős érzéseket fognak fölkorbácsolni, legjobb a face to face. Akik fizikailag is ott vannak az ülésen, szívesebben lennének számítógépük előtt, semmint a hibrid meeting résztvevőjeként. Vagy utóbbi be sem vált, vagy túl megeröltető. Az együttlét több előnnyel jár. A hibrid meeting-ek gyakran „kognitiv overload”-hátrányt hoznak, mert a helységben levők szociális jeleit és az online-részvevőkét is egyszerre le kell olvasni. Ezért kell a meeting-vezetést több személyre elosztani, hogy mindegyik egy csatornára érezze magát felelősnek.
Mi a legjobb időpont?
A Clockwise szerint kedd vagy szerda. Hétfő és péntek nem jó, mert az emberek nem szeretik, ha szabadnapjaikat behatárolják. A napszakot illetőleg a szociális meeting-eken nem kell annyira koncentrálni, mint a brainstorming-nál. Az IZA-Institut úgy találta, hogy déltájban legnagyobb az emberek teljesítőképessége.
Viszont egy másik tanulmány szerint a kreativitásra más időt kell választani, mert délben az agy fáradt, nem annyira hatékony, inkább összeköt. (? Te is már fáradsz? RS). A legtermékenyebb idő a meeting-gel ellentétes munkára alkalmas, az ún. deep work-ra, csendes dologra. A jó vezetőnek ezt is tudnia kell.
További timing-trükk, nem kerek órára tenni a megbeszélést, pl. nem 10:00-ra, hanem 10:15-re. Így egy negyed órácska marad csevegésre, készülődésre.
Hogyan legyünk konstruktívak?
Fontos a témánál maradni. A moderátor gondoskodjon az agenda betartásáról. Egyesek hajlamosak hosszan vinni a szót és monologizálni, mások hallgatnak és nem mondják el ideáikat. Érdekes módon a vitatípusok („nyafogó”, „megoldó”, stb.) nem is függnek annyira a személyiségtől. A résztvevők ilyen-olyan szerepbe csúszhatnak. Nem annyira számít, ha introvertáltak, inkább a téma és a csoportnagyság a döntő. A vezetőnek tudnia kell a különböző vitatípusokat kezelni és leszerelni az eltérítőket. A panaszkodók könnyen megfertőzik a csoportot. Nem muszáj azt mondani, hogy elég a fecsegésből, inkább utalni kell az idő múlására és az ülés központi témájára.
Ha a vita kisiklik, segíthet a „parkolás-módszer”. A témát nem fojtjuk el, csak most félretesszük és később visszatérünk rá. Humor és nevetés pozitív magatartásra ösztönöz, pl. mások dicséretére vagy hozzászólásra. Ha a csoport sokféle emberből áll, a moderátor kiemelheti ennek értékét. Ez puffer a konfliktusoknak. Találjunk közös vonásokat. Jó a konstruktív együttműködésre, ha az elején időt szánunk egy rövid „smalltalk”-ra. Érdeklődjünk mindenki hogyléte felől. (Nem túl időigényes? RS). A járványkor és az online-meeting-eknél ez gyakran elmarad, ezért lehet az agenda egy pontja. Ettől mindenki kicsit jobban érzi magát és közösségi érzés áll be.
A témánál maradni
Multitasking esetén kísértésbe esünk az ülés alatt e-mail-eket megválaszolni. Ez ellen segít a kis csoport és az élénk vita. A veszély, hogy a gondolatok elkalandoznak, mindig fönnáll. Emberi, hogy csoportban az egyes résztvevő csökkenti aktivitását és motivációját, annál jobban, minél névtelenebben érzi magát. Ezért előnyös a videokonferenciáknál a kamerát bekapcsolni. Más online-szerszámok is bevethetők, melyek részvételre ösztönöznek, pl. körkérdések, virtuális táblák, melyeken virtuális post-it-eket mozgathatunk. Probléma lehet a parallel-chat. Ez eltéríthet, de több hozzászólást is lehetővé tehet, ami a főelőadást kiegészítheti linkekkel, jó kérdésekkel.
Az az veszély is fönnáll, hogy akaratlanul botrányt okozunk, egy csak a kolléganőnknek szánt pletykahírrel, amit véletlenül mindenkinek elküldünk. Koncentrálásunk véges. A meeting elején egyezzünk meg a játékszabályokban: csoportchat megengedhető a fővitával párhuzamosan? Egy hozzászólás hány perces lehet?
A helyes befejezés
Előre rögzítsük a vita lezárásának időpontját. Ha az időt túllépjük, növekszik a stressz-szint. Foglaljuk össze az eredményeket és kérdezzük meg, egyetért-e mindenki és van-e kiegészítés? Ha egy ún. megosztott mentális modellel zárunk, kisebb a valószínűsége, hogy még egy meeting-et kell majd összehívni. Jegyzőkönyvezzük az eredményeket. Ezt nem fontos, hogy a moderátor tegye. Írjuk le a következő lépéseket és osszuk el a feladatokat. Ha senkinek nem lesz házi feladata, mire volt jó a megbeszélés? Akkor egy e-mail is megtette volna. A legjobb teamnagyság 7+-2. Ennyire terjed ki rövid távú memóriánk. Vigyázzunk, mert a csoport hajlamos a növekedésre és ezzel átláthatatlanná válik.
Süddeutsche Zeitung, 4. 2. 2023
Meeting
.jpg)
